Schadenmanagement im Fuhrpark: jeder Schaden dokumentiert, jede Reparatur im Blick
Kratzer im Parkhaus, Steinschlag auf der Autobahn, Delle beim Rangieren: Schäden lassen sich nicht vermeiden – ihr Verschwinden in Chat-Verläufen und Zettelstapeln schon. In Fuhriva hängt jeder Schaden an der Fahrzeugakte, mit Foto, Position und Kosten.
- Bis 3 Fahrzeuge kostenlos
- Foto-Upload inklusive
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Warum Schäden in Excel verloren gehen
Ein Schaden entsteht selten am Schreibtisch. Der Fahrer merkt ihn unterwegs, macht ein Foto mit dem Handy und schickt es in eine Messenger-Gruppe. Der Kostenvoranschlag kommt Tage später per E-Mail in die Buchhaltung, die Rechnung noch einmal zwei Wochen später. In der Fuhrpark-Tabelle steht am Ende eine Zeile mit „Lackschaden hinten links, erledigt“.
Das fällt genau dann auf die Füße, wenn es teuer wird: bei der Rückgabe eines Leasingfahrzeugs, bei einer Regressforderung oder wenn die Versicherung wissen will, ob der Schaden vor oder nach einem bestimmten Datum entstanden ist. Ohne Foto mit Datum, ohne Position am Fahrzeug und ohne Verbindung zur Reparaturrechnung ist der Vorgang nicht belegbar – und Sie zahlen zweimal.
Dazu kommt der Alltagsfall: Bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern weiß nach vier Wochen niemand mehr, wer die Delle verursacht hat. Wer den Schaden bei der Übergabe sauber erfasst, klärt diese Frage in zehn Sekunden statt in einer unangenehmen Teamsitzung.
Schaden erfassen: Position, Foto, Kosten
Der Schaden wird direkt am Fahrzeug markiert – nicht in einem Freitextfeld. Dadurch ist später eindeutig, ob es die vordere linke Tür oder der hintere Stoßfänger war, auch wenn die Beschreibung knapp ausgefallen ist.
Vom Schaden zur Kostenauswertung
Ein Schaden ist nie nur ein Schaden, sondern auch ein Kostenpunkt. In Fuhriva hängen Reparaturkosten am Fahrzeug und fließen in dieselbe Auswertung wie Kraftstoff, Wartung und Versicherung. So sehen Sie nach einem Jahr, welches Fahrzeug überdurchschnittlich viele Schäden produziert – und ob das am Fahrzeug, am Einsatzgebiet oder am Fahrer liegt.
Fuhriva wickelt keine Schadensmeldung bei Ihrer Versicherung ab und ersetzt keinen Gutachter. Es liefert das, was beide brauchen: einen vollständig dokumentierten Vorgang mit Datum, Fotos und Beträgen, den Sie exportieren und weitergeben können.
Die vollständige Kostenseite dazu finden Sie unter Fuhrparkkosten erfassen.
Schadenhistorie bei der Rückgabe von Leasingfahrzeugen
Die Rückgabe ist der Moment, in dem sich lückenhafte Dokumentation in Geld umrechnet. Der Leasinggeber bewertet jeden Schaden, den er findet, und Sie haben die Beweislast dafür, was bereits repariert wurde oder als normale Gebrauchsspur gilt.
Mit einer durchgehenden Schadenhistorie je Fahrzeug gehen Sie mit Unterlagen in dieses Gespräch: welcher Schaden wann gemeldet, wann repariert und zu welchem Preis abgerechnet wurde. Das ist kein Garant für eine niedrigere Rechnung – aber es verschiebt die Diskussion von Erinnerungen zu Belegen.
Wie sich Leasing und Kauf insgesamt unterscheiden, steht im Ratgeber Leasing oder Kauf im Fuhrpark. Die fachlichen Grundlagen zum Schadenprozess haben wir im Artikel Schadenmanagement im Fuhrpark zusammengefasst.
Fragen zum Schadenmanagement
Festhalten gehören Datum und Uhrzeit, Fahrzeug und Fahrer, Ort und Hergang, die genaue Position des Schadens am Fahrzeug sowie Fotos aus mehreren Winkeln. Je früher das passiert, desto belastbarer ist die Dokumentation – bei der Versicherung und bei der Leasingrückgabe.
Fotos landen im Handy des Fahrers, der Kostenvoranschlag im Postfach der Buchhaltung und der Vermerk in einer Tabelle. Bei der Leasingrückgabe oder im Streitfall fehlt der Zusammenhang zwischen Schaden, Beleg und Reparatur – und damit der Nachweis.
Ja. Jeder Schaden hängt an der Fahrzeugakte. In der Fahrzeugansicht sehen Sie alle erfassten Schäden mit Position, Status und zugeordneten Kosten – auch nach einem Fahrerwechsel.
Schäden erfassen und dokumentieren können Sie in jedem Tarif, auch im kostenlosen. Das erweiterte Schadens- und Versicherungsmodul gehört zum Tarif Professional und höher. Die vollständige Aufteilung steht auf der Preisseite.
Nein. Fuhriva dokumentiert den Vorgang und hält Fotos, Daten und Kosten zusammen. Die Meldung an Versicherung oder Leasinggeber nehmen Sie selbst vor – mit den Unterlagen, die Sie aus Fuhriva exportieren.